Versie 1.0 · Laatst bijgewerkt 12 mei 2026

Algemene voorwaarden

Deze voorwaarden gelden tussen Idletrack en iedereen die het Idletrack platform of de bijhorende mobile app gebruikt — sporters en clubs. Door een account aan te maken bevestig je dat je akkoord gaat.

1. Definities

Idletrack: het platform en de app aangeboden door de Idletrack-onderneming (zie Privacybeleid voor identificatie).
Club: een sportclub, sporthal, gemeente of vereniging die het platform gebruikt om passen, boekingen en toegang te beheren.
Sporter: een natuurlijk persoon die de app gebruikt om bij één of meerdere clubs te boeken.
App: de Idletrack-app op iOS en Android.
Pas: een lidmaatschap, beurtenkaart of soortgelijk product dat een club aanbiedt.

2. Wat doet Idletrack?

Idletrack levert de softwarelaag waarmee een sporter zich bij een club registreert, een pas of beurt koopt, een tijdslot reserveert en toegang krijgt via een QR-code. De club blijft eigenaar van haar aanbod, prijzen en huishoudelijk reglement.

Idletrack is geen partij in de sportactiviteit zelf. De relatie tussen de sporter en de club valt onder het reglement van de club. Idletrack faciliteert het reservatie- en betalingsproces.

3. Account

Je maakt zelf je account aan en bent verantwoordelijk voor het geheim houden van je wachtwoord.
We mogen één account per persoon vereisen en duplicates afsluiten.
Onjuiste of frauduleuze gegevens kunnen leiden tot blokkering van je account door de club of door Idletrack.
Je moet minstens 16 jaar zijn om zelfstandig een account te beheren. Jongere sporters kunnen worden ingeschreven door een ouder of voogd.

4. Boekingen

Een boeking komt tot stand zodra ze in de app staat als bevestigd.
De QR-code is strikt persoonlijk en niet overdraagbaar. Dubbel scannen of doorgeven is reden tot intrekking van het lidmaatschap.
De club kan een boeking annuleren bij gegronde reden (defect, weersomstandigheden, evenement, gedrag in strijd met het reglement). Bij annulering door de club wordt het bedrag of de beurt teruggestort.
Een boeking annuleren door de sporter is mogelijk binnen het annulatie-venster dat de club instelt. Buiten dat venster (typisch 24u vooraf) is er geen terugbetaling.
Een no-show wordt gelogd en kan na meerdere herhalingen leiden tot tijdelijke blokkering door de club.

5. Betalingen

Betalingen verlopen via Stripe. Idletrack ontvangt enkel de bevestiging dat de betaling gelukt is en het bedrag — geen kaartgegevens.
Voor elke betaling sturen we een bewijs per e-mail.
Terugbetalingen verlopen via dezelfde betaalmethode en gebeuren door de club via het Idletrack-dashboard. De afhandelingstermijn van Stripe (typisch 5–10 werkdagen) staat los van Idletrack.
Beurtenkaarten en lidmaatschappen worden niet terugbetaald nadat ze gebruikt zijn, tenzij de club anders beslist.

6. Wat verwachten we van de sporter?

Correcte gegevens opgeven en up-to-date houden.
Het reglement van de club respecteren (kledingvoorschriften, uren, slot-duur).
Op tijd komen en het slot tijdig verlaten.
Geen schade toebrengen aan de infrastructuur. Schade door eigen handelen wordt rechtstreeks met de club afgewikkeld.

7. Wat verwachten we van de club?

Het opgegeven aanbod, openingsuren en prijzen actueel houden.
Verificatie- en blokkeringbeslissingen tijdig verwerken, zodat sporters niet onnodig wachten.
De gegevens van haar leden uitsluitend gebruiken voor het beheer van de clubwerking en niet voor commerciële doeleinden zonder uitdrukkelijke toestemming.
Onmiddellijk melden aan Idletrack wanneer staff-toegang moet worden ingetrokken (bijvoorbeeld bij ontslag).

8. Beschikbaarheid en onderhoud

Idletrack doet redelijke inspanningen om het platform 24/7 beschikbaar te houden, maar garandeert geen ononderbroken werking. We kunnen korte onderbrekingen plannen voor onderhoud; we kondigen die waar mogelijk vooraf aan. Bij een storing langer dan 4 uur tijdens de openingsuren van een club brengen we de betrokken clubs rechtstreeks op de hoogte.

9. Aansprakelijkheid

Idletrack is niet aansprakelijk voor:

Letsels of schade die ontstaan tijdens of in verband met de sportactiviteit zelf.
De staat van de infrastructuur of het materiaal van de club.
Gevolgschade door tijdelijke onbeschikbaarheid van het platform.
Acties van staff van de club tegenover sporters.

De aansprakelijkheid van Idletrack tegenover een individuele sporter is in elk geval beperkt tot het bedrag dat de sporter in de 12 maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit via het platform aan zijn club heeft betaald.

10. Intellectuele eigendom

Het platform, de app, de naam Idletrack en het logo blijven eigendom van Idletrack. Clubs mogen het Idletrack-icoon vervangen door een eigen icoon enkel binnen de white-label-functionaliteit die Idletrack daarvoor voorziet. Reverse engineering, scraping of gebruik van het platform voor concurrerende diensten is niet toegelaten.

11. Beëindiging

Je kan je account op elk moment verwijderen via Profiel → Mijn gegevens in de app.
Idletrack mag een account afsluiten bij grove inbreuken op deze voorwaarden, fraude, misbruik van QR-codes of niet-betaling.
Een club kan haar gebruik van het platform beëindigen met inachtneming van de afspraken in haar contract met Idletrack. Lopende boekingen blijven geldig tot ze afgelopen zijn.

12. Wijzigingen

Belangrijke wijzigingen aan deze voorwaarden delen we minstens 30 dagen vooraf mee via e-mail en/of een melding in de app. Wie het platform daarna blijft gebruiken aanvaardt de nieuwe versie.

13. Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden is het Belgisch recht van toepassing. Geschillen worden eerst in onderling overleg behandeld. Lukt dat niet, dan zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van de maatschappelijke zetel van Idletrack bevoegd.

14. Contact

Vragen, opmerkingen of geschillen? Mail info@idletrack.com.